Een medewerker vertrekt: zo regelt u de accounts

Een account dat blijft bestaan nadat iemand is vertrokken, is een open deur. Niet omdat oud collega's kwaad willen, maar omdat een vergeten account niemand opvalt als het wordt misbruikt. In de zorg werken bovendien veel invalkrachten, stagiairs en zzp'ers. Ook voor hen geldt deze checklist.

Begin bij de start

Houd vanaf de eerste werkdag bij welke toegang iemand krijgt. Een simpel overzicht per medewerker volstaat: cliëntdossier, mail, roosterprogramma, apps, sleutels en pasjes, laptop en telefoon. Bij vertrek hoeft u dan alleen dat lijstje af te werken.

Checklist voor de laatste werkdag

• Cliëntdossier en andere systemen: account uitzetten, niet alleen het wachtwoord wijzigen.
• Mail: account uitzetten. Spreek af wie de mail nog een tijdje leest, en zet een automatisch bericht met een ander contactadres.
• Apps en groepschats: haal de medewerker uit werkgroepen in apps waarin over cliënten wordt gesproken.
• Gedeelde wachtwoorden: wijzig wachtwoorden die de medewerker kende, bijvoorbeeld van een gedeeld account of de wifi.
• Apparaten: laptop, telefoon en tablet inleveren. Staat er werk op een eigen telefoon? Laat de werkapps en gegevens verwijderen.
• Sleutels en pasjes: innemen, en toegang tot het gebouw intrekken.
• Papier: vraag of er nog dossiers of aantekeningen thuis liggen.

Ook bij een andere functie

Gaat iemand intern iets anders doen? Kijk dan ook naar de toegang. Een teamleider die weer op de werkvloer gaat werken, heeft niet meer alle rechten nodig. Toegang hoort te passen bij het werk dat iemand nu doet.

Een keer per jaar opruimen

Vraag uw ICT leverancier eens per jaar om een lijst met alle actieve accounts. Loop die na met iemand die weet wie er werkt. U vindt bijna altijd accounts die al lang dicht hadden gemoeten.