Waar staan uw cliëntgegevens eigenlijk?

Vraag in een zorgorganisatie waar de cliëntgegevens staan, en het antwoord is meestal: in het dossier. Dat klopt, maar het is zelden het hele verhaal. Pas als u alle plekken kent, kunt u ze ook goed beschermen.

De plekken die vaak worden vergeten

• Mail: verwijzingen, verslagen en vragen van familie.
• Agenda en rooster: namen en soms ook de reden van een afspraak.
• Gedeelde mappen en schijven: overzichten, lijsten en oude exportbestanden.
• Telefoons en apps: foto's, berichten en groepschats.
• Declaratie en administratie: software of een administratiekantoor.
• Papier: uitdraaien, aantekeningen en archiefkasten.

Het overzicht op één A4

Maak een eenvoudige tabel met per plek vier kolommen:

1. Wat: welk systeem, welke map of welke app.
2. Welke gegevens: bijvoorbeeld contactgegevens, behandelinformatie of het BSN.
3. Wie kan erbij: welke functies of personen.
4. Leverancier: wie het systeem levert of beheert, en of er afspraken zijn.

Afspraken met leveranciers

Beheert een leverancier gegevens voor u, zoals uw dossier, mail of administratie? Dan legt u afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Let in elk geval op deze punten:

• Hoe de leverancier de gegevens beveiligt.
• Dat de leverancier u snel informeert bij een datalek.
• Waar de gegevens worden opgeslagen.
• Hoe u uw gegevens terugkrijgt als u stopt met de leverancier.

Wat u met het overzicht doet

Met het overzicht ziet u snel waar de risico's zitten. Een gedeelde map waar iedereen bij kan, een oude export in de mail, een app zonder afspraken. Pak de grootste punten als eerste aan. En kijk het overzicht eens per jaar na, of als u een nieuw systeem in gebruik neemt.