Een verdachte mail in de praktijk: zo herkent u hem

In de zorg komt veel mail binnen van mensen die u niet persoonlijk kent: cliënten, familie, verwijzers, leveranciers. Dat maakt het voor oplichters makkelijk om ertussen te glippen. Een nepmail ziet er vaak verzorgd uit en noemt soms zelfs namen uit uw eigen organisatie.

Vijf signalen

1. Er is haast

"Uw account wordt vandaag geblokkeerd" of "graag voor 12.00 uur betalen". Haast is bedoeld om u te laten handelen voordat u nadenkt.

2. U moet inloggen via een link

Bijvoorbeeld: "Uw toegang tot het cliëntdossier verloopt, log hier opnieuw in." Een echte leverancier vraagt dit zelden via een link in een mail. Ga liever zelf naar het systeem zoals u dat altijd doet.

3. Het adres klopt net niet

De naam die u ziet kan alles zijn. Kijk naar het mailadres zelf. Een letter te veel of een vreemde toevoeging aan het domein is een duidelijk signaal.

4. Een onverwachte bijlage

Een "verwijsbrief", "declaratie" of "rooster" die u niet verwachtte. Open de bijlage pas als u zeker weet dat de afzender hem echt heeft gestuurd.

5. Een bekende vraagt iets ongewoons

Uw directeur mailt dat er "even snel" een factuur betaald moet worden, of een collega vraagt om een lijst met cliëntgegevens. Bel even na via het nummer dat u al kent. Niet via het nummer in de mail.

Iemand heeft toch geklikt. Wat nu?

Dat kan iedereen overkomen. Belangrijker is dat iemand het direct meldt, zonder bang te zijn voor een reactie.

1. Meld het meteen bij het vaste aanspreekpunt of bij uw ICT leverancier.
2. Heeft iemand een wachtwoord ingevuld? Wijzig dat wachtwoord direct, ook op andere plekken waar hetzelfde wachtwoord wordt gebruikt.
3. Laat uw ICT leverancier nagaan of er iets is gebeurd met het account.
4. Kunnen er cliëntgegevens in verkeerde handen zijn gekomen? Dan is het mogelijk een datalek. Lees wat u doet bij een datalek.

Zo maakt u er een gewoonte van

• Bespreek een echte nepmail eens in het werkoverleg. Voorbeelden uit de praktijk blijven het best hangen.
• Spreek af bij wie medewerkers een twijfelmail kunnen melden, en bedank ze als ze dat doen.
• Zorg dat inloggen met een extra code aanstaat. Dan heeft een gestolen wachtwoord veel minder gevolgen. Lees meer over inloggen met een extra code.