Cliëntgegevens bij de verkeerde persoon: wat moet u doen?

Een datalek is in de zorg sneller gebeurd dan u denkt. Een verslag dat naar de verkeerde huisarts gaat, een tas met dossiers die in de trein blijft liggen, een laptop die wordt gestolen. Gezondheidsgegevens zijn extra gevoelig. Daarom is het belangrijk dat iedereen weet wat er dan moet gebeuren.

Wat is een datalek?

Er is sprake van een datalek als persoonsgegevens bij iemand terechtkomen die ze niet mag zien, of als ze verloren of onbruikbaar raken. Een paar voorbeelden uit de zorg:

• Een mail met cliëntgegevens naar de verkeerde ontvanger.
• Een gestolen laptop of telefoon zonder goede beveiliging.
• Een virus waardoor dossiers niet meer te openen zijn.
• Een medewerker die zonder reden in het dossier van een bekende kijkt.

Stap 1: beperk de schade

Doe direct wat kan om erger te voorkomen. Bel de ontvanger van een verkeerde mail en vraag of hij die verwijdert. Laat een gestolen telefoon op afstand wissen. Zet een account dicht als dat misbruikt wordt.

Stap 2: meld het intern

Iedere medewerker moet weten bij wie hij een datalek meldt. Spreek één vast aanspreekpunt af, met een vervanger. Hoe sneller het bekend is, hoe meer tijd u heeft om goed te handelen.

Stap 3: bepaal of u moet melden

Levert het datalek een risico op voor de cliënten? Dan meldt u het binnen 72 uur nadat u het ontdekte bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat doet u via het meldloket op de website van de AP. Bij gezondheidsgegevens is er al snel sprake van zo'n risico.

Is het risico hoog, bijvoorbeeld omdat gevoelige informatie bij onbekenden ligt? Dan informeert u ook de cliënten zelf, zodat zij weten wat er is gebeurd.

Stap 4: leg het vast

Houd van elk datalek bij wat er gebeurde, wat de gevolgen waren en wat u eraan heeft gedaan. Dat geldt ook voor datalekken die u niet hoeft te melden. Een eenvoudig register in een spreadsheet volstaat.

Werkt u met leveranciers?

Ontdekt een leverancier die uw gegevens beheert een datalek? Dan moet die u snel informeren. Leg dat vast in de afspraken die u met hen maakt. Meer daarover leest u in waar staan uw cliëntgegevens eigenlijk.

Maak er geen schuldvraag van

Medewerkers melden alleen een fout als ze niet bang zijn voor de reactie. Bedank iemand die een datalek meldt. Gebruik het voorval om samen te kijken hoe het de volgende keer voorkomen kan worden.