Het cliëntdossier werkt niet. Wat nu?

Een storing bij de leverancier, een kapotte internetverbinding of een virus: er zijn genoeg redenen waarom het cliëntdossier ineens niet werkt. De vraag is niet óf het gebeurt, maar of u dan weet wat u moet doen.

Vooraf regelen: het noodplan op één A4

Een noodplan hoeft niet dik te zijn. Zet deze vijf dingen op papier:

1. Wie belt wie. Het nummer van de helpdesk van uw dossierleverancier en uw ICT leverancier, en wie bij u de storing coördineert.
2. Wat u minimaal nodig heeft. Denk aan de afspraken van vandaag, contactgegevens van cliënten en informatie die nodig is voor veilige zorg. Spreek af waar en hoe u dit veilig offline bewaart.
3. Hoe u tijdelijk vastlegt. Bijvoorbeeld op een vast formulier op papier, dat u na de storing in het dossier verwerkt.
4. Wie het bijwerken doet als het systeem weer werkt, en hoe u controleert dat niets vergeten is.
5. Wanneer het een incident is. Duurt het lang, of kan er sprake zijn van een virus of inbraak? Dan schakelt u uw ICT leverancier in en kijkt u of er een datalek is.

De reservekopie: werkt die echt?

Veel organisaties hebben een reservekopie, maar hebben nooit geprobeerd hem terug te zetten. Pas dan weet u of hij werkt en hoe lang het duurt.

• Vraag uw leverancier hoe vaak er een reservekopie wordt gemaakt van uw gegevens, en waar die staat.
• Zorg dat er een kopie is die los staat van uw eigen netwerk. Dan raakt een virus die kopie niet.
• Vraag om minstens één keer per jaar een test waarbij de kopie echt wordt teruggezet.

Tijdens de storing

1. Pak het noodplan erbij en wijs iemand aan die het overzicht houdt.
2. Meld de storing bij de leverancier en vraag hoe lang het naar verwachting duurt.
3. Informeer collega's hoe ze tijdelijk werken.
4. Houd bij wat er op papier is vastgelegd, zodat het straks in het dossier komt.

Na de storing

Verwerk alles in het dossier en vernietig de papieren aantekeningen veilig. Bespreek kort wat goed ging en wat beter kan, en pas het noodplan aan. Was er een virus of inbraak? Lees dan ook wat u doet bij een datalek.